Типичные нарушения в деятельности учреждений, которые выявляет учредитель в ходе контроля

Письмо Минобрнауки России от 29 марта 2024 г. N МН-22/501-ДП

Ведомство обобщило результаты контрольной деятельности и опубликовало информацию о наиболее типичных и значимых нарушениях, выявленных при проверках подведомственных организаций в 2023 году. В обзор включены нарушения в сфере закупок, научной деятельности, соблюдения сотрудниками антикоррупционного законодательства, и др.

Но мы, конечно, остановимся на нарушениях, связанных с ведением бухгалтерского учета, составлением отчетности, расчетами с персоналом, использованием и распоряжением имуществом, а также иными вопросами, близкими каждому бухгалтеру.

Несмотря на ограниченный круг проверяемых, эти результаты ревизий, уверены, будут актуальны для всех организаций бюджетной сферы, поскольку в большинстве своем не связаны со спецификой их деятельности.

Бухгалтерский учет и отчетность

- не отражен на счетах учета факт заключения соглашения на предоставление субсидии на госзадание, что привело к нарушению ведения бухгалтерского учета и искажению информации в регистрах учета;

- документально необоснованное (при отсутствии договора, акта) отражение в учете дебиторской задолженности;

- несвоевременное списание бланков строгой отчетности;

- сведения о проведении ремонта не отражены в Инвентарных карточках учёта основных средств (ф. 0504031);

- приобретенные основные средства своевременно не приняты к учету;

- учет объектов недвижимого имущества и ОЦДИ не на соответствующих счетах;

- неправомерный учет на балансе объектов, не соответствующих критериям актива;

- несоблюдение сроков оплаты товаров, работ, услуг;

- приемка и оплата фактически не исполненных обязательств или обязательств, исполненных с нарушением условий контракта;

- локальным актом не установлен порядок передачи и списания строительных материалов при выполнении ремонтных работ из материалов учреждения - заказчика (материалы переданы подрядчику без оформления Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0504205) и необоснованно списаны без его отчета об их использовании);

- не предъявлены контрагенту требования об оплате неустойки за нарушение сроков исполнения договора;

- необоснованное расходование денежных средств, связанное с обслуживанием неисключительных прав на программные продукты, не учтенных на балансе;

- НМА приняты учету по заниженной стоимости, сформированной без учета затрат на оплату труда работников, занятых при их создании, содержание и эксплуатацию научного оборудования и иных расходов, непосредственно связанных с созданием объекта НМА;

- неотражение в учете факта предоставления НМА в пользование по лицензионному договору;

- несоответствие сведений об объектах имущества, содержащихся в реестре имущества и информационной системе, сведениям бухгалтерского учета и ЕГРН;

- наличие неучтенных объектов имущества - следствие отсутствия инвентаризации;

- не списана с забалансового счета 04 "Сомнительная задолженность" безнадежная к взысканию дебиторская задолженность контрагентов в связи с истечением срока исковой давности, что привело к искажению бухгалтерской отчетности;

- в Сведениях (ф. 0503169, 0503769) в соответствующих графах не отражена долгосрочная дебиторская задолженность.

Планирование и финобеспечение деятельности

- нарушение предельного срока внесения изменений в план ФХД;

- не изменены показатели плана ФХД при подтверждении учредителем потребности использования остатка денежных средств, при изменении объемов планируемых поступлений;

- не утверждено распределение показателей объема госзадания головной организации между филиалами;

- не утвержден локальный акт учреждения, регламентирующий объем и периодичность перечисления средств на госзадание и порядок взаимодействия между учреждением и филиалами по распределению финобеспечения;

- стоимость платных услуг установлена ниже базовых нормативов затрат на оказание такой услуги за счет средств бюджета;

- имущественные налоги уплачены по КФО 4 без учета коэффициента платной деятельности.

Выплаты персоналу и кадровые вопросы

- назначение выплат стимулирующего характера работникам без оценки результативности и качества работы;

- документально необоснованные выплаты работникам за работу с вредными и / или опасными условиями труда без проведения СОУТ;

- неправомерная выплата стипендий, не предусмотренных законодательством;

- локальным актом учреждения не определен размер выплачиваемой материальной помощи;

- отсутствие штатного расписания;

- систематическое заключение с физлицами не срочного трудового договора, а договоров ГПХ;

- осуществление дистанционной работы без оформления соответствующих дополнительных соглашений к трудовым договорам и без предоставления отчетов о проделанной работе;

- не заключены эффективные контракты с работниками, в трудовых договорах не конкретизированы трудовые функции, показатели и критерии оценки эффективности деятельности, не установлен размер вознаграждения, а также размер поощрения за достижение коллективных результатов труда;

- превышение допустимой кратности соотношения среднемесячной заработной платы руководителя учреждения к среднемесячной заработной плате работников;

- неправомерное - без проведения конкурса - заключение трудовых договоров на замещение должностей, подлежащих замещению по конкурсу.

Правовые и организационные вопросы

- совершение сделки с заинтересованностью без одобрения учредителя;

- осуществление приносящей доход деятельности, не предусмотренной Уставом;

- привлечение соисполнителей к выполнению госзадания без уведомления учредителя через ГИС "Электронный бюджет";

- отсутствие экономических обоснований при установлении стоимости платных услуг;

- отсутствие в условиях заключенных договоров ГПХ объемов и вида выполняемых работ, что влечет риск отказа подрядчика от их исполнения и невозмещения им причиненных убытков;

- неполное размещение информации учреждениями на сайте www.bus.gov.ru. Не забывайте, что сверку информации о государственных и муниципальных учреждениях, размещенной на www.bus.gov.ru, проводит не только орган-учредитель, но и Казначейство - два раза в год.

Нецелевое и неэффективное использование бюджетных средств

- расходование средств федерального гранта на цели, не соответствующие его предоставлению;

- нецелевое использование средств, выделенных в рамках реализации нацпроекта;

- неправомерное расходование средств на оплату фактически не выполненных ремонтных работ;

- завышение объемов работ в локальных сметных расчетах при проведении капитального ремонта объектов.

Распоряжение имуществом

- отсутствие государственной регистрации права собственности публично-правового образования и иных вещных прав на объекты недвижимого имущества;

- отсутствие архивных документов, подтверждающих возникновение прав на объекты недвижимого имущества. Напомним, что такие документы должны храниться в учреждении постоянно;

- распоряжение ОЦДИ, приобретенным за счет средств субсидии, без согласования с учредителем;

- несанкционированная передача имущества в аренду без оформления договорных отношений а также заключение притворных сделок (договоров возмездного оказания услуг, договоров ответственного хранения, договоров о сотрудничестве и пр.) с целью уклонения от заключения договоров аренды;

- распоряжение имуществом без согласия учредителя и собственника имущества (передача в аренду / субаренду или в безвозмездное пользование, размещение сторонних организаций в помещениях подведомственных организаций по договорам аренды, заключенным на срок до 1 года, размещение банкоматов, вендинговых аппаратов, оборудования мобильной связи);

- отсутствие в договорах аренды недвижимого имущества условия об обязательном страховании арендатором / ссудополучателем гражданской ответственности и имущества от риска утраты, недостачи или повреждения сдаваемых в аренду помещений;

- непроведение инвентаризации при передаче имущества по договорам аренды.

Анализ ошибок, допущенных коллегами, - хороший способ не наступить на те же грабли. А еще это повод усилить внутренний контроль и напомнить своим сотрудникам об ответственности за подобные нарушения. Не ждите прихода ревизоров - проверьте себя сами.